Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Allgemeines

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und insbesondere Ihrer Gesundheitsdaten ist uns wichtig.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche Personendaten die mfg GmbH im Zusammenhang mit ihrer therapeutischen Tätigkeit, der Nutzung der Website www.mfggmbh.ch, der Terminverwaltung, Kommunikation und Administration bearbeitet, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte betroffene Personen haben.

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem geltenden Schweizer Datenschutzrecht, insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der Verordnung über den Datenschutz (DSV).

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung der Personendaten ist:

mfg GmbH
Bettlistrasse 28
8600 Dübendorf
Schweiz

Vertreten durch: Mirjam Albert

E-Mail: mirjam@mfggmbh.ch

Anfragen zum Datenschutz können an diese Adresse gerichtet werden.

3. Welche Personendaten wir bearbeiten

Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die für unsere therapeutische und administrative Tätigkeit erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

* Name, Adresse, Geburtsdatum und Kontaktdaten
* Telefonnummer und E-Mail-Adresse
* Termin- und Buchungsdaten
* Gesundheits- und Behandlungsdaten
* Angaben aus Anamnese und Krankengeschichte
* Behandlungsverläufe und therapeutische Dokumentationen
* ärztliche Befunde, Berichte und Verordnungen
* von Klientinnen und Klienten übermittelte Dokumente oder Bilder
* Versicherungs- und Abrechnungsdaten
* Rechnungs- und Zahlungsinformationen
* Kommunikation per E-Mail, WhatsApp, SMS oder Telefon
* technische Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

Gesundheitsdaten gehören zu den besonders schützenswerten Personendaten und werden entsprechend sorgfältig behandelt.

4. Zweck der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere für:

* Durchführung und Dokumentation therapeutischer Behandlungen
* Anamnese, Behandlungsplanung und Verlaufskontrolle
* Terminvereinbarung und Terminverwaltung
* Kommunikation mit Klientinnen und Klienten
* Erstellung und Versand von Rechnungen und Rückforderungsbelegen
* Erfüllung gesetzlicher, beruflicher und administrativer Pflichten
* Zusammenarbeit mit Ärztinnen und Ärzten, Versicherungen und anderen beteiligten Fachpersonen, soweit dies erforderlich und zulässig ist
* Buchhaltung und Rechnungswesen
* Bearbeitung von Versicherungs- und Schadenfällen
* Betrieb und Sicherheit unserer Praxis, Website und IT-Systeme
* Bearbeitung von Anfragen und Gutscheinbestellungen
* Bearbeitung von Bewerbungen

Personendaten werden nur so lange bearbeitet und aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche, berufliche bzw. haftungsrechtliche Gründe eine weitere Aufbewahrung erfordern.

5. Behandlungsdokumentation und HealthAdvisor

Für die elektronische Klienten- und Behandlungsdokumentation sowie für die Rechnungsstellung verwendet die mfg GmbH die cloudbasierte Praxissoftware HealthAdvisor der HealthAdvisor Group AG, Aarau.

Dort werden insbesondere Personalien, Kontakt-, Gesundheits-, Behandlungs- und Abrechnungsdaten bearbeitet.

Behandlungsrelevante Informationen und Unterlagen, die uns beispielsweise per E-Mail oder WhatsApp übermittelt werden, können in das elektronische Klientendossier übernommen werden.

Die Behandlungs- und Klientendokumentation wird unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen, beruflichen und haftungsrechtlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen in der Regel während 20 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt.

HealthAdvisor speichert die Daten der Praxissoftware nach eigenen Angaben in der Schweiz.

6. Terminverwaltung und eTermin

Für die Online-Terminbuchung und Terminverwaltung verwendet die mfg GmbH eTermin.

Bei einer Terminbuchung werden diejenigen Personendaten bearbeitet, die für die Terminvereinbarung und Terminverwaltung erforderlich sind.

Terminbestätigungen können per E-Mail und Terminerinnerungen per SMS erfolgen.

Der in eTermin gespeicherte Terminverlauf wird grundsätzlich nach 24 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder sachlichen Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen.

Behandlungsrelevante Informationen werden nicht dauerhaft im Terminverlauf von eTermin dokumentiert, sondern im elektronischen Klientendossier geführt.

Für die Datenbearbeitung durch eTermin gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

7. Kommunikation per E-Mail, WhatsApp, SMS und Telefon

Die Kommunikation mit Klientinnen und Klienten kann per Telefon, SMS, E-Mail oder WhatsApp erfolgen.

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation und das Hosting verwendet die mfg GmbH Dienstleistungen von hosttech.

Klientinnen und Klienten übermitteln uns teilweise über E-Mail oder WhatsApp behandlungsrelevante Informationen, Arztberichte, Befunde, Bilder oder andere Gesundheitsunterlagen.

Behandlungsrelevante Informationen werden, soweit erforderlich, in das elektronische Klientendossier in HealthAdvisor übernommen.

WhatsApp dient nicht als dauerhafte Behandlungsdokumentation. Die WhatsApp-Kommunikation wird grundsätzlich regelmässig, in der Regel spätestens nach ungefähr drei Monaten, gelöscht, sofern keine Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen.

Bitte beachten Sie, dass bei der Kommunikation über externe Kommunikationsdienste eine Datenbearbeitung durch die jeweiligen Anbieter erfolgen kann. Je nach Anbieter und Dienst kann eine Bearbeitung von Daten auch ausserhalb der Schweiz erfolgen.

8. Rechnungen, Rückforderungsbelege und Versicherungen

Rechnungen und Rückforderungsbelege für die Zusatzversicherung werden grundsätzlich direkt den Klientinnen und Klienten übermittelt.

Die Klientinnen und Klienten entscheiden selbst über die Einreichung bei ihrer Versicherung.

Gesundheits- oder Behandlungsinformationen sowie Berichte werden insbesondere an Ärztinnen und Ärzte, Versicherungen/Krankenkassen oder andere beteiligte Fachpersonen übermittelt, wenn dies rechtlich zulässig ist und – soweit erforderlich – die entsprechende Einwilligung der Klientin oder des Klienten vorliegt.

9. Versicherungs-, Haftpflicht- und Schadenfälle

Im Zusammenhang mit Versicherungs-, Haftpflicht- oder Schadenfällen können Personendaten, einschliesslich soweit erforderlich Gesundheits- und Behandlungsdaten, an unsere Versicherungen, deren Beauftragte sowie an beteiligte Fachstellen übermittelt werden.

Eine solche Weitergabe erfolgt nur, soweit sie zur Meldung, Prüfung, Bearbeitung oder Abwicklung eines konkreten Versicherungs- oder Schadenfalls erforderlich und rechtlich zulässig ist.

10. Treuhand und Buchhaltung

Für die Finanzbuchhaltung und treuhänderische Dienstleistungen arbeitet die mfg GmbH mit der Universa Treuhand AG zusammen.

Unterlagen werden soweit möglich anonymisiert übermittelt.

Im Rahmen der Buchhaltung können jedoch insbesondere auf Rechnungs-, Zahlungs- oder Bankunterlagen Namen oder andere Personendaten von Klientinnen und Klienten ersichtlich sein.

Es werden nur diejenigen Informationen zugänglich gemacht, die für Buchhaltung, Rechnungslegung, steuerliche Pflichten oder damit zusammenhängende administrative Aufgaben erforderlich sind.

11. Mitarbeitende und für die Praxis tätige Personen

Mitarbeitende und andere berechtigte, für die mfg GmbH tätige Personen erhalten nur soweit Zugriff auf Personendaten und Klientendossiers, wie dies für ihre jeweilige Tätigkeit erforderlich ist.

Sie sind zur vertraulichen Behandlung der ihnen zugänglichen Informationen verpflichtet.

Zugriffsberechtigungen werden entsprechend der jeweiligen Funktion vergeben und nach Beendigung der Tätigkeit aufgehoben.

12. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche, berufliche bzw. haftungsrechtliche Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen bestehen.

Insbesondere gelten grundsätzlich folgende Fristen:

* Behandlungs- und Klientendokumentation in HealthAdvisor: in der Regel 20 Jahre nach Abschluss der Behandlung
* Terminverlauf in eTermin: grundsätzlich 24 Monate
* WhatsApp-Kommunikation: grundsätzlich regelmässige Löschung, in der Regel spätestens nach ungefähr drei Monaten
* Videoaufzeichnungen: grundsätzlich 24 Stunden

Behandlungsrelevante Informationen aus kurzfristigen Kommunikationskanälen können vor deren Löschung in das elektronische Klientendossier übernommen werden.

Andere Personendaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr benötigt werden und keine Pflicht oder Berechtigung zur weiteren Aufbewahrung besteht.

13. Datensicherheit

Die mfg GmbH trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, missbräuchlicher Verwendung, Veränderung oder unberechtigter Weitergabe.

Der Zugriff auf elektronische Systeme und Klientendaten erfolgt über entsprechend geschützte Endgeräte und persönliche Zugangsdaten.

Zugriffsrechte werden auf diejenigen Personen beschränkt, die diese für ihre Tätigkeit benötigen.

Die Website verwendet eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.

Eine absolute Sicherheit elektronischer Datenübertragung kann trotz angemessener Schutzmassnahmen nicht gewährleistet werden.

14. Videoüberwachung

Zum Schutz von Personen, Praxisräumen und Eigentum sowie zur Prävention und Aufklärung von Diebstahl, unbefugtem Zutritt und anderen sicherheitsrelevanten Ereignissen setzt die mfg GmbH eine Videoüberwachung ein.

Überwacht werden ausschliesslich offen zugängliche Bereiche im vorderen Teil der Praxis, insbesondere der Eingangs-/Empfangsbereich sowie der Bereich der Kleider-, Schuh- und Schirmablage.

Behandlungsräume, Toiletten und Bereiche, in denen sich Klientinnen und Klienten umziehen, werden nicht videoüberwacht.

Es erfolgt keine Tonaufzeichnung.

Die Videoaufzeichnungen werden grundsätzlich nach 24 Stunden automatisch gelöscht bzw. überschrieben, sofern kein sicherheitsrelevantes Ereignis eine längere Aufbewahrung erforderlich macht.

Aufzeichnungen werden grundsätzlich nur bei einem konkreten Anlass ausgewertet. Der Zugriff auf die Aufzeichnungen ist auf berechtigte Personen beschränkt.

Bei einem sicherheitsrelevanten Ereignis können die betreffenden Aufzeichnungen zur Beweissicherung länger aufbewahrt und, soweit erforderlich und rechtlich zulässig, insbesondere an Polizei, Strafverfolgungsbehörden, Versicherungen oder andere zuständige Stellen übermittelt werden.

Auf die Videoüberwachung wird vor Betreten des überwachten Bereichs durch einen gut sichtbaren Hinweis aufmerksam gemacht.

15. Nutzung der Website und Server-Logdateien

Beim Besuch unserer Website können technisch erforderliche Daten bearbeitet werden. Dazu können insbesondere gehören:

* IP-Adresse
* Datum und Zeitpunkt des Zugriffs
* verwendeter Browser und Browserversion
* Betriebssystem
* aufgerufene Seiten
* übertragene Datenmenge
* Herkunftsseite bzw. Referrer

Diese Daten können in Server-Logdateien gespeichert werden und dienen insbesondere dem sicheren, stabilen und technisch einwandfreien Betrieb der Website.

16. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.

Technisch erforderliche Cookies können für die Funktion und Sicherheit der Website notwendig sein.

Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien für Analyse-, Marketing- oder andere nicht technisch erforderliche Zwecke verwendet werden, erfolgt deren Einsatz unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Cookies können über die Einstellungen des verwendeten Browsers verwaltet oder gelöscht werden.

17. Google-Dienste

Auf unserer Website werden bzw. können Dienste von Google eingesetzt werden, beispielsweise Google Maps oder weitere technische Funktionen.

Bei der Nutzung oder Einbettung entsprechender Dienste können insbesondere technische Daten wie die IP-Adresse an Google übermittelt und gegebenenfalls auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden.

Welche Google-Dienste auf unserer Website konkret eingesetzt werden und wie diese technisch eingebunden sind, richtet sich nach der jeweils aktuellen technischen Konfiguration der Website.

18. Social Media

Die mfg GmbH ist auf Social-Media- und anderen Online-Plattformen präsent und kann auf ihrer Website entsprechende Links oder Funktionen bereitstellen, insbesondere zu Facebook.

Beim Aufruf externer Plattformen gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattformbetreiber.

Soweit Inhalte oder Plugins externer Plattformen unmittelbar auf unserer Website eingebettet werden, kann beim Laden entsprechender Inhalte eine Übermittlung technischer Daten an den jeweiligen Anbieter erfolgen.

19. Externe Dienste und technische Erweiterungen

Für den Betrieb unserer Website können externe Dienste und technische Erweiterungen eingesetzt werden, beispielsweise für Hosting, Sicherheitsfunktionen, Darstellung, Karten, Medieninhalte oder technische Bibliotheken.

Bei der Einbindung solcher Dienste können technische Daten, insbesondere die IP-Adresse, an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden.

Die eingesetzten Dienste und Erweiterungen können sich im Rahmen der technischen Weiterentwicklung unserer Website ändern. Datenschutzrelevante Änderungen werden bei Bedarf in dieser Datenschutzerklärung berücksichtigt.

20. Formulare und Gutscheinbestellungen

Wenn Sie über unsere Website ein Formular verwenden oder einen Gutschein bestellen, bearbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Personendaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Bestellung.

Je nach Formular können dies insbesondere Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten sowie Angaben zur Gutscheinbestellung oder zu einer beschenkten Person sein.

Die Daten werden nur soweit bearbeitet und aufbewahrt, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage oder Bestellung sowie zur Erfüllung gesetzlicher und administrativer Pflichten erforderlich ist.

21. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei der mfg GmbH um eine Stelle oder Tätigkeit bewerben, bearbeiten wir diejenigen Personendaten, die für die Beurteilung Ihrer Bewerbung und gegebenenfalls die Vorbereitung oder Durchführung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise und weitere freiwillig übermittelte Bewerbungsunterlagen gehören.

22. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Wir bearbeiten Personendaten grundsätzlich in der Schweiz bzw. lassen sie dort bearbeiten, soweit dies bei den eingesetzten Diensten möglich ist.

Bei der Nutzung einzelner externer Dienste können Personendaten jedoch auch im Ausland bearbeitet werden.

Erfolgt eine Bekanntgabe in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau, werden – soweit gesetzlich erforderlich – geeignete Schutzmassnahmen getroffen, beispielsweise anerkannte Standarddatenschutzklauseln.

In gesetzlich vorgesehenen Fällen kann eine Bekanntgabe auch aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung oder einer anderen gesetzlichen Ausnahme erfolgen.

23. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts insbesondere das Recht:

* Auskunft über die Bearbeitung ihrer Personendaten zu verlangen
* unrichtige Personendaten berichtigen zu lassen
* unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung von Personendaten zu verlangen
* die Herausgabe bzw. Übertragung bestimmter Personendaten zu verlangen
* einer bestimmten Datenbearbeitung zu widersprechen, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist

Gesetzliche, berufliche, vertragliche oder anderweitig gerechtfertigte Aufbewahrungsrechte und -pflichten bleiben vorbehalten.

Zur Wahrung der Vertraulichkeit kann vor Erteilung einer Auskunft ein geeigneter Identitätsnachweis verlangt werden.

24. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz an die mfg GmbH wenden.

Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde für private Verantwortliche in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich gesetzliche Anforderungen, unsere Tätigkeit, eingesetzte Systeme oder die Art der Datenbearbeitung ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.